Một số điểm cần khắc phục về áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 trong các cơ quan hành chính Nhà nước

HGĐT- Ngày 20.6.2006, Thủ tướng Chính phủ ra Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng hệ thống quản lí chất lượng (QLCL) theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động cuả các cơ quan hành chính nhà nước.

Mục tiêu của việc áp dụng hệ thống QLCL này là thông qua việc xây dựng và thực hiện các qui trình xử lí công việc hơp lí, phù hợp với qui định của pháp luật tạo điều kiện để cán bộ, công chức trước hết là người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ của cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả cuả công tác quản lí và cung cấp dịch vụ hành chính công.

Thực tiễn cho thấy hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001:2000 là một giải pháp tốt, mang tính tiên tiến (tiếp cận theo quá trình, tạo điều kiện để xử lý công việc có hệ thống, chủ động, sáng tạo...) hỗ trợ đắc lực không chỉ cho các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, dịch vụ mà còn thể hiện rất rõ đối với các cơ quan hành chính nhà nước trong tạo dựng một phương thức quản lý, phương pháp làm việckhoa học, hợp lý. ở Việt Nam, trừ vài lĩnh vực đặc biệt như Ngân hàng, Tài chính..., phần lớncác cơ quan hành chính nhà nước mới dừng ở quy định, qui chế làm việc và một số thủ tục sơ lược chứ chưa qui trình hóa ứng với từng công việc cụ thể (để cán bộ, công chức theo đó mà làm), tức chưa xác định được thật rõ ràng trình tự, ranh giới trách nhiệm, quan hệ tương tác bên trong và với bên ngoài, căn cứ pháp lí và cả thời gian khống chế (với nhiều công việc quản lý nhà nước và dịch vụ hành chính công). Chính vì vậy, nhiều cán bộ, công chức vẫn lúng túng và sơ hở trong xử lý công việc. Nhiều người làm việc theo thói quen, kinh nghiệm (đôi khi chưa phù hợp cảtrái với qui định hiện hành). Nhiều ngườichỉ biết làm việc theo chỉ thị của cấp trên một cách máy móc, ít quan tâm tới công việc được giao đó có rõ không, có phù hợp với luật pháp và nguyện vọng, yêu cầu chính đáng của tổ chức, công dân hay không? Đặc biệt, việc xác định và xử lý quan hệ tương tác bên trong và nhất là với bên ngoài chưa được chú ý. Đây là nhược điểm phổ biến gây nhiều trở ngại cho thực hiện cơ chế một cửa liên thông, gây không ít phiền hà cho tổ chức và công dân. Bằng quy trình hoá các quá trình ứng với từng công việc cụthể,hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001:2000 sẽ giúp các cơ quan hành chính Nhà nước khắc phục nhược điểm trên một cách có hiệu quả.

Hiệu quả cụ thể qua áp dụng hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001:2000 được nhiều cơ quan xác nhận là :

Qua qui trình hóa công việc giúp cơ quan làm rõ việc hơn; rõ trách nhiệm đối với từng đơn vị, cá nhân hơn; rõ cách làm hơn (theo trình tự nào, cơ sở pháp lí nào). Đây là cơ sơ để CBCC chủ động sáng tạo trong xử lí công việc và thủ trưởng cơ quan đỡ sự vụ và kiểm soát công việc tốt hơn.

Kiểm soát tài liệu và kiểm soát hồ sơ tốt hơn. Hệ thống văn bản qui phạm pháp luật liên quan tới từng lĩnh vực và hồ sơ ứng với từng vụ việc đã giải quyết được thu thập, sắp xếp, mã hóa, lưu giữ ở từng đơn vị chức năng…Tình trạng tài liệu, hồ sơ để phân tán, thất lạc, không được cập nhật kịp thời đã được khắc phục đáng kể, rất thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng.

Khách quan mà nói, hiệu quả cuả việc áp dụng hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001:2000 trong các cơ quan hành chính nhà nước chưa cao và chưa vững chắc. Phần đông các cơ quan khẳng định là có hiệu quả rõ rệt và tiếp tục duy trì, hoàn chỉnh và cải tiến hệ thống.

Một số cơ quan cho rằng hệ thống QLCL này là một phương pháp quản lí khoa học, nên áp dụng nhưnglực cản còn lớn không hi vọng có hiệu quả nhiều, được chừng nào tốt chừng ấy. Số còn lại trên thực tế không thấy có hiệu quả gì rõ rệt, tình hình trước và sau khi áp dụng cũng như thế. Có nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn đến tình trạng trên nhưng cần khẳng định không có nguyên nhân là hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001: 2000 không thích hợp. Để hệ thống được áp dụng hoàn thiện cần giải quyết một số điểm vướng mắc sau:

Thứ nhất, nhu cầu của công việc và thái độ của lãnh đạo cơ quan hành chính nhà nước; những nơi mà nội hàm công việc không rõ, cơ sở pháp lí hay nghiệp vụ chưa rõ hoặc công việc quá đơn giản, công nghệ thủ công, lạc hâụ thì hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001:2000 rất khó phát huy tác dụng. Còn khi có nhu cầu rõ rệt rồi thì sự kiên trì chủ trương, tạo điều kiện thuận lợi và động viên CBCC tham gia của thủ trưởng cơ quan là yếu tố có tính quyết định. Nhiều cơ quan giống nhau về chức năng, về các nguồn lực nhưng kết quả rất khác nhau trước hết là do nguyên nhân này.

Thứ hai, các cơ quan, các chuyên gia tư vấn và đánh giá chứng nhận, dù được xác nhận đủ tư cách hành nghề nhưng trên thực tế nhiều chuyên gia tư vấn và chuyên gia đánh giá chứng nhận rất thiếu kiến thức về hành chính và thiếu kinh nghiệm làm việc với cơ quan hành chính. Tình trạng vận dụng kinh nghiệm máy móc từ các doanh nghiệp khá phổ biến. Đã vậy, có nơi gặp phải CBCC thiếu nhiệt tình, hợp tác không tốt càng khó khăn hơn. Có hiện tượng cạnh tranh không lành mạnh cần được chấn chỉnh.

Thứ ba, sự quản lí cuả Nhà nước, Quyết định 144/2006/QĐ-TTg đã qui định rõ trách nhiệm cuả từng cơ quan liên quan như Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính, Văn phòng Chính phủ. Tuynhiên, tới nay có việc vẫn chưa đượcthực hiện như bồi dưỡng kiến thức về quán lí hành chính cho các chuyên gia tư vấn đánh giá chứng nhận; cònnhiều Bộ và nhiều tỉnh, thành phố chưa triển khai.

Tuy nhiên, cần phải khẳng định rằng, những tồn tại trong việc triển khai áp dụng ISO9000 trong dịch vụ hành chính ở nước ta vẫn còn một số vướng mắc. Đó là tiến độ triển khai nhiều dự án còn chậm, hiệu quả thấp, chưa đồng bộ. Đặc biệt, nhận thức của một bộ phận lãnh đạo và cán bộ công chức về ISO9000 còn hạn chế. Tư tưởng ngại đổi mới, tác phong làm việc chủ yếu dựa theo thói quen cũng là những lực cản đáng kể trong tiến trình cải cách.

Như vậy, để thực hiện tốt việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước, rất cần sự đồng thuận của lãnh đạo các tổ chức, đơn vị, cơ quan hành chính nhà nước và toàn thể cán bộ công chức, viên chức. Để hệ thống được áp dụng hiệu quả, một số vướng mắc trên cần sớm khắc phục để có thể áp dụng hệ thống ISO một cách toàn diện.