Ứng dụng Văn phòng thông minh I-Office

HGĐT- Từ năm 2011, Sở Khoa học – Công nghệ triển khai Dự án: “Mở rộng ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử M-Office vào hoạt động tại các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh”. Đến nay, nhiều cơ quan, đơn vị ứng dụng Văn phòng điện tử vào hoạt động, đem lại những kết quả thiết thực trong quá trình xử lý, giải quyết công việc.

Từ cuối năm nay, đơn vị thực hiện dự án đã cài đặt văn phòng thông minh I-Office (đây là phần mềm kế thừa, phát huy mặt mạnh cuả M-Office và cập nhật, bổ sung thêm nhiều tính năng mới) để thay thế phần mềm M-Office đến 7 đơn vị nằm trong kế hoạch lắp đặt văn phòng điện tử mà dự án đã xây dựng.

Phần mềm M-office được nghiên cứu, xây dựng từ nhu cầu thực tế, mọi công việc được thực hiện theo quy trình, thủ tục, hướng dẫn rõ ràng, khoa học. Các quy trình đó được thực hiện thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin ở trình độ cao để giải quyết công việc hiệu quả, chính xác, đúng pháp luật. Sau 2 năm triển khai dự án, có 39 cơ quan hành chính Nhà nước được chuyển giao, ứng dụng Văn phòng điện tử, trong đó có 27/34 cơ quan nằm trong kế hoạch của dự án, 12 cơ quan xin bổ sung ngoài kế hoạch. Còn lại 7 đơn vị nằm trong kế hoạch nhưng chưa triển khai đó là UBND các huyện Yên Minh, Quản Bạ, Mèo Vạc, Bắc Mê, Quang Bình, Hoàng Su Phì, Xín Mần. Kết quả trên giúp các đơn vị thực hiện tốt hơn nhiệm vụ quản lý, điều hành hoạt động trong cơ quan... Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng đã bộc lộ những hạn chế nhất định. Về mặt công nghệ, không đáp ứng việc mở rộng chức năng để vận hành trên các thiết bị di động thông minh như Ipad, Iphone, máy tính bảng. Giao diện, các chức năng của chương trình chưa chạy tốt được trên tất cả các trình duyệt Internet, chỉ chạy tốt trên trình duyệt IE, hiện nay trình duyệt IE cũng đã nâng cấp lên phiên bản mới nên một số tính năng của phần mềm bị hạn chế. Chưa theo dõi tiến trình xử lý công việc chi tiết hơn để nắm bắt tiến độ xử lý công việc đã chuyển. Chưa có thư viện lưu trữ tài liệu...

Hiện nay, văn phòng điện tử M-Office đã được nâng cấp lên văn phòng thông minh I-Office. Đây là phần mềm kế thừa những điểm mạnh của M-Office, đồng thời cập nhật, bổ sung nhiều chức năng mới, thông minh hơn. Đồng chí Phạm Đăng Đông, Trưởng phòng Kế hoạch – Tài chính, Sở Khoa học – Công nghệ cho biết: “I-Office thuộc mẫu văn phòng điện tử di động, là nơi mà mọi công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ được thực hiện theo quy trình, thủ tục, hướng dẫn công việc rõ ràng, khoa học. Thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin để các quyết định quản lý phát huy được trí tuệ tập thể với thời gian nhanh nhật, đáp ứng được mục tiêu chất lượng, hiệu quả, chính xác”. So sánh với M-Office, phần mềm mới có ưu thế hơn nhiều về các tính năng chung như: I-Office có thể chạy tốt trên các thiết bị di động thông minh như Ipad, Iphone, máy tính bảng; giao diện sử dụng được cải tiến tiện ích hơn, người sử dụng có thể tùy chỉnh giao diện; các chức năng của chương trình chạy tốt trên tất cả các trình duyệt; có thư viện điện tử đáp ứng yêu cầu lưu trữ dữ liệu; có thông báo tiến độ xử lý công việc. Bên cạnh đó, phần mềm được thiết kế dạng module phù hợp cho từng nhu cầu của các đơn vị, đảm bảo tính an ninh thông tin cao. Hỗ trợ tính năng ứng dụng đa phương tiện, có thể tích hợp với hệ thống “một cửa, một cửa liên thông, sử dụng chứng thư số để xác nhận giao dịch trong dịch vụ công trực tuyến. Có tốc độ xử lý và hiệu năng cao, đáp ứng số lượng người dùng lớn, hỗ trợ nhiều môi trường khác nhau. Có chức năng soạn thảo, xem văn bản trực tuyến, không cần cài đặt phần mềm trên máy cá nhân... Từ những ưu thế trên, Sở Khoa học – Công nghệ nghiên cứu, chuyển giao phần mềm I-Office thay thế cho M-Office đến 7 đơn vị nằm trong kế hoạch lắp đặt văn phòng điện tử trong những tháng cuối năm 2013. Đến nay, đã chuyển giao văn phòng thông minh I-Office đến các huyện Yên Minh, Hoàng Su Phì, Quang Bình, theo kế hoạch từ nay đến cuối năm sẽ lắp đặt đến các huyện Mèo Vạc, Quản Bạ, Bắc Mê, Xín Mần.

I-Office là phiên bản cao nhất trong mô hình văn phòng điện tử, do đó trong những năm tới, việc mở rộng ứng dụng văn phòng điện tử đến các cơ quan khối Đảng, đoàn thể và các đơn vị có nhu cầu sẽ được cài đặt, ứng dụng phần mềm này. Mặt khác, các đơn vị đang sử dụng M-Office cũng có thể nâng cấp lên phiên bản mới mà vẫn giữ được những thông tin, dữ liệu.

Việc ứng dụng Văn phòng thông minh I-Office vào hoạt động ở các huyện, các đơn vị là cần thiết bởi nó góp phần quan trọng giúp các đơn vị tiếp tục thực hiện tốt công tác cải cách hành chính, nâng cao năng lực quản lý, điều hành xử lý công việc, góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.