Hiệu quả ứng dụng Văn phòng điện tử

HGĐT- Dự án: “Mở rộng ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử vào hoạt động tại các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh” được triển khai từ năm 2011. Qua 2 năm triển khai, dự án đạt được những kết quả khả quan, đáp ứng yêu cầu nâng cao năng lực, hiệu quả quản lý nhà nước, tin học hóa tại các đơn vị thực hiện dự án.

Trước năm 2011, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong các cơ quan hành chính Nhà nước của tỉnh đạt được một số kết quả nhất định. Tuy nhiên, việc ứng dụng CNTT vẫn chưa đạt hiệu quả cao, thiếu đồng bộ và nhất quán. Nhiều cơ quan, đơn vị đầu tư máy tính, nối mạng Internet nhưng chủ yếu vẫn chỉ sử dụng để đánh máy, lưu giữ văn bản, gửi nhận Email. Chưa xây dựng được các cơ sở dữ liệu chuyên ngành và chuyên dùng dưới sự thống nhất của Trung tâm tích hợp dữ liệu UBND tỉnh... Năm 2008, Sở Khoa học – Công nghệ (KH - CN) là đơn vị đầu tiên của tỉnh nghiên cứu, ứng dụng thành công Văn phòng điện tử (M – Office) vào công tác quản lý, điều hành. Việc ứng dụng hệ thống M – Office vào hoạt động chuyên môn giúp đơn vị thực hiện tốt cải cách hành chính và hỗ trợ toàn diện các hoạt động quản lý, điều hành. Cải thiện hiệu quả hoạt động hành chính bằng giao việc, kiểm soát tiến trình xử lý công việc qua mạng máy tính.

Qua kết quả ứng dụng hệ thống M – Office tại Sở KH – CN, năm 2011, tỉnh phê duyệt Dự án: “Mở rộng ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử vào hoạt động tại các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh” do Sở KH – CN thực hiện. Mục tiêu cụ thể của dự án là hỗ trợ cán bộ công chức trong các cơ quan giải quyết công việc không bị giới hạn về không gian và thời gian, rút ngắn thời gian giải quyết công việc, nâng cao hiệu suất, hiệu quả trong công tác chuyên môn cũng như công tác quản lý hành chính công. Chuyển giao công nghệ cho 34 cơ quan hành chính của tỉnh (Văn phòng UBND tỉnh; 11 huyện, thành phố; các sở, ban, ngành). Nội dung dự án thực hiện là khảo sát tổng thể hạ tầng CNTT tại các cơ quan hành chính Nhà nước; thiết lập hệ thống Mail Server dùng chung; triển khai phần mềm M – Office... Nhóm thực hiện dự án tiến hành khảo sát, thu thập thông tin về mức độ sẵn sàng cho ứng dụng CNTT ở 34 cơ quan. Qua đó phân loại rõ ràng về mức độ sẵn sàng ứng dụng CNTT của từng đơn vị, từ đó đưa ra phương án, giải pháp để triển khai cho phù hợp với điều kiện thực tế của từng đơn vị. Đối với 13 đơn vị có mức độ sắn sàng cao thực hiện theo kế hoạch. Với 3 đơn vị mức độ sẵn sàng trung bình tiến hành tư vấn về kỹ thuật, phối hợp với đơn vị thực hiện một số nâng cấp về tốc độ truyền Internet, cài đặt máy chủ, máy trạm để đáp ứng được điều kiện ứng dụng văn phòng điện tử, sau đó thực hiện theo kế hoạch. Đối với 18 đơn vị sẵn sàng thấp được chia làm 2 nhóm: Nhóm cơ quan cấp tỉnh không có đơn vị trực thuộc; nhóm cơ quan cấp huyện. Nhóm cơ quan cấp tỉnh lựa chọn đơn vị không có máy chủ, không có đơn vị trực thuộc, số lượng cán bộ ít, chưa bố trí được quản trị mạng nhưng lại có nhu cầu ứng dụng, áp dụng giải pháp tạm thời cho dùng chung máy chủ đặt tại Sở KH – CN tỉnh. Nhóm cơ quan cấp huyện là đơn vị hành chính có nhiều cấp trực thuộc nên bắt buộc phải đầu tư hạ tầng CNTT đáp ứng yêu cầu ứng dụng và mở rộng ứng dụng văn phòng điện tử tới cấp xã theo văn bản chỉ đạo của tỉnh. Sở KH – CN cũng phối hợp với Sở Thông tin – Truyền thôn khảo sát, lựa chọn vị trí lắp đặt hệ thống máy chủ Mail Server và thống nhất vị trí lắp đặt hệ thống tại Trung tâm Thông tin, Sở Thông tin – Truyền thông...

Kết quả, sau 2 năm triển khai dự án, toàn tỉnh đã có 39 cơ quan hành chính Nhà nước được chuyển giao, ứng dụng Văn phòng điện tử, trong đó có 27/34 cơ quan nằm trong kế hoạch của dự án, 12 cơ quan xin bổ sung ngoài kế hoạch. 7 đơn vị nằm trong kế hoạch nhưng chưa triển khai đó là UBND các huyện Yên Minh, Quản Bạ, Mèo Vạc, Bắc Mê, Quang Bình, Hoàng Su Phì, Xín Mần. Đã có trên 2.300 lượt cán bộ được đào tạo, hướng dẫn sử dụng hệ thống M – Office. Kết quả đạt được góp phần thúc đẩy mạnh mẽ việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của các đơn vị. Công tác quản lý, điều hành không bị giới hạn về không gian, thời gian. Công tác văn bản được số hóa, đóng gói dữ liệu theo từng hồ sơ công việc tạo thành hệ thống cơ sở dữ liệu của đơn vị. Việc quản lý, điều hành công việc bằng văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan đã góp phần làm giảm chi phí mua giấy in, chi phí phô tô văn bản, rút ngắn được thời gian lưu chuyển văn bản. Trong số 39 cơ quan ứng dụng, có nhiều đơn vị tổ chức triển khai, mở rộng tới cấp cơ sở như: Sở Tài nguyên – Môi trường; Nông nghiệp – Phát triển nông thôn; Sở Công thương... Bên cạnh những kết quả đạt được, trong quá trình thực hiện, có một số mặt còn hàn chế nhất định của hệ thống M – Office như: Công nghệ không đáp ứng việc mở rộng chức năng để vận hành trên các thiết bị di động thông minh; giao diện và các chức năng của chương trình cưa chạy tốt được trên tất cả các trình duyệt Internet; chưa theo dõi tiến trình xử lý công việc chi tiết hơn để nắm bắt tiến độ xử lý công việc đã chuyển; quá trình tìm kiếm chưa đạt hiệu quả như mong muốn và còn nhiều hạn chế... Cùng với đó, có một số cơ quan sau khi hoàn thành công tác đào tạo, chuyển giao công nghệ không tổ chức duy trì hệ thống như Ban Dân tộc, Sở Xây dựng. Một số cơ quan duy trì ứng dụng không thường xuyên như Sở Giao thông – Vận tải, Sở Lao động - Thương binh xã hội.

Những kết quả đạt được là nền tảng cho nhóm thực hiện dự án tiếp tục triển khai tới những đơn vị còn lại theo kế hoạch. Đồng thời đúc rút bài học, kinh nghiệm để mở rộng việc ứng dụng văn phòng điện tử tại các cơ quan khối Đảng, đoàn thể, tổ chức chính trị, xã hội... trong những năm tiếp theo.