Ứng dụng công nghệ thông tin (M-Office) trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước tại tỉnh ta

HGĐT- Trong những năm qua, các cơ quan hành chính nhà nước tại tỉnh Hà Giang đã triển khai ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính. Tuy nhiên, hiệu quả ứng dụng chưa cao, thiếu sự đồng bộ, nhất quán, còn nhiều hạn chế, mới chỉ tập trung giải quyết các khâu chuyên môn, tính toán số liệu... So với yêu cầu của công tác cải cách hành chính thì việc ứng dụng CNTT trên chưa đáp ứng được yêu cầu cần và đủ.

                          Triển khai tập huấn Dự án M-OFFCCE. Ảnh: P.V

Việc ứng dụng CNTT tại các cơ quan quản lý nhà nước cần tiến hành và nhất thiết phải trải qua giai đoạn ứng dụng thử nghiệm để tránh lãng phí đầu tư và có thể dễ dàng điều chỉnh phương án triển khai ứng dụng. Nhận thức được ý nghĩađó, Sở Khoa học - Công nghệ là đơn vị đầu tiên của tỉnh đi tiên phong nghiên cứu một cách bài bản, có căn cứ khoa học, đề xuất thực hiện dự án: “Mở rộng ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử M-Ofice vào hoạt động tại các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Hà Giang” để ứng dụng thành công “Văn phòng điện tử” - M-Office vào công tác quản lý và điều hành tại sở và các đơn vị trực thuộc.

Trong quá trình thực hiện dự án, Sở Khoa học - Công nghệ nhận thấy việc áp dụng M-Office vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước là hết sức quan trọng, phù hợp với tinh thần Nghị định 64 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước và đáp ứng được nội dung Nghị quyết Đại hội Đảng bộ tỉnh lần thứ XV. Hệ thống góp phần nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác, giảm thiểu các chi phí phát sinh, xóa bỏ giới hạn về không gian và thời gian trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động. Mang lại hiệu quả kinh tế (giảm thiểu đáng kể 30% về chi phí văn phòng, 30% chi phí gửi công văn và 10 % nhân lực hoạt động trong các đơn vị...) và hiệu quả xã hội (nâng cao năng lực quản lý Nhà nước, thúc đẩy phong trào nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ trên địa bàn tỉnh, đạt được mục tiêu cải cách thủ tục hành chính theo tiêu chí của ISO-Online là: “mọi người - mọi lúc - mọi nơi”...) một cách thiết thực.

Qua một năm triển khai, Ban Chủ nhiệm dự án cài đặt phần mềm M-Office và tập huấn cho 21 đơn vị; tạo khoá (tài khoản cá nhân), hướng dẫn đào tạo cho trên 1.300 người gồm 4 đối tượng; hỗ trợ triển khai mở rộng xuống các đơn vị cấp hai của Sở (Các Trung tâm, Chi cục, ban trực thuộc, phòng tuyến huyện). Phần mềm M-Office phát huy được mặt tích cực trong việc ứng dụng liên thông văn phòng điện tử giữa các đơn vị trong công tác gửi văn bản (văn bản gửi đi được Scan đầy đủ chữ ký, dấu, số đi và ngày tháng). Đến thời điểm hiện tại phần mềm M-Office đang được vận hành có hiệu quả tại các đơn vị tiêu biểu như: Sở Nội vụ, Sở Ngoại vụ, Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Sở Tài Nguyên và Môi trường, Sở Công Thương... Cán bộ công chức, viên chức cơ bản đã sử dụng thành thạo các thao tác nghiệp vụ trên M-Office để giải quyết các công việc một cách nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm.

Tuy nhiên trong quá trình triển khai, Ban Chủ nhiệm dự án cũng gặp không ít những khó khăn như: Một số ít đồng chí lãnh đạo chủ chốt chưa thực sự vào cuộc để chủ động ứng dụng CNTT trong công tác; năng lực chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản trị mạng ở các đơn vị còn nhiều hạn chế về mặt kỹ thuật nên việc tham mưu trong công tác quản lý điều hành tổ chức thực hiện ứng dụng phần mềm M-Office còn chưa được tốt; hầu hết các các đơn vị mới lần đầu sử dụng phần mềm M-Office nên việc quản lý điều hành còn gặp nhiều lúng túng. Các đơn vị ứng dụng M-Office thiếu cán bộ chuyên quản trị mạng, nhiều cán bộ thuộc các đơn vị đã lớn tuổi và đã quen thao tác nghiệp vụ trên giấy nên việc tiếp thu các kiến thức về CNTT còn có hạn chế. Ngoài ra, lãnh đạo một số đơn vị còn quan tâm chưa đúng mức đến việc đầu tư trang thiết bị phần cứng, dẫn đến việc chuyển giao ứng dụng phần mềm M-Office gặp nhiều khó khăn làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của việc áp dụng CNTT vào hoạt động tại cơ quan mình.

Thời gian tới, bên cạnh sự cố gắng của đơn vị chuyển giao phần mềm M-Office và Sở Khoa học - Công nghệ đòi hỏi sự quan tâm, đầu tư nhiều hơn nữa của các cơ quan, đơn vị ứng dụng phần mềm hệ thống M-Office tại tỉnh để chương trình ứng dụng CNTT hiệu quả, thiết thực trong công tác điều hành và quản lý tại các cơ quan nhà nước; tối ưu hóa ứng dụng CNTT nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác cải cách thủ tục hành chính.