Ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản điện tử VNPT-iOffice vào cải cách hành chính

BHG - Để tạo môi trường làm việc điện tử, nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian và tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động cơ quan Nhà nước, trong năm 2015 và đầu năm 2016, UBND tỉnh đã quyết liệt chỉ đạo các sở, ngành, đơn vị trong tỉnh triển khai phầm mềm Quản lý văn bản điều hành VNPT-iOffice. Đến nay, nhiều đơn vị đã triển khai, áp dụng và mang lại hiểu quả thiết thực trong công việc quản lý và điều hành cho đơn vị mình.

Cán bộ, CCVC Văn phòng UBND tỉnh ứng dụng phần mềm VNTP-iOffice để chuyển – nhận công văn, văn bản điều hành của UBND tỉnh cho các sở, ngành.

Sở Khoa học và Công nghệ (KH-CN) Hà Giang có 7 phòng chuyên môn, 2 trung tâm và Chi cục đo lường chất lượng. Là sở có nhiều đơn vị chuyên môn nên lượng văn bản đi và đến cần xử lý là rất nhiều, được biết trung bình một ngày Sở cần xử lý trên 30 văn bản, có ngày 60 văn bản đến và đi. Với lượng văn bản nhiều như vậy, nếu xử lý theo phương pháp truyền thống, đó là văn thư nhận văn bản trình lãnh đạo ký duyệt rồi mới phô tô chuyển các phòng chức năng và cán bộ trong cơ quan. Làm thủ công như vậy mất nhiều thời gian xử lý văn bản, lại tốn kém văn phòng phẩm. Vì lý do đó mà đầu năm 2016, Sở đã phối hợp với VNPT Hà Giang triển khai hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành, từ khi áp dụng đến nay công việc của sở được triển khai nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thờigian Đồng chí Phạm Minh Giang, Phó Giám đốc Sở KH-CN, cho biết: Với những tính năng ưu việt của phần mềm như: Cho phép gửi nhận văn bản liên thông giữa 4 cấp là Trung ương, tỉnh, huyện và xã; giám sát quá trình xử lý văn bản; thông báo tin nhắn đến người nhận văn bản; xử lý văn bản trên các thiết bị điện thoại thông minh, máy tính có kết nối mạng... Từ những tính năng đó mà tôi có thể xử lý văn bản, giao nhiệm vụ cho các phòng chức năng ngay trên chiếc điện thoại của mình. Không chỉ vậy, kể cả đi công tác trong tỉnh, trong nước và ngoài nước, công việc điều hành và xử lý văn bản vẫn được thực hiện, thao tác một cách đơn giản, thuận tiện.

Cũng như Sở KH - CN, Báo Hà Giang đã triển khai hiệu quả phần mềm này. Là cơ quan tuyên truyền chủ lực của tỉnh, hàng ngày Báo Hà Giang cũng tiếp nhận một lượng lớn văn bản của Tỉnh ủy, HĐND, UBND cùng các sở, ngành và các địa phương trong tỉnh... Đồng chí Nguyễn Trung Thu, Tỉnh ủy viên, Phó Tổng biên tập Báo Hà Giang cho biết: Ứng dụng CNTT vào việc quản lý, điều hành là xu thế phát triển, để sử dụng hiệu quả phần mềm VNTP-iOffice, sau khi được Công ty VNPT Hà Giang chuyển giao công nghệ và tập huấn sử dụng, Ban Biên tập đã nhanh chóng chỉ đạo, ban hành Quy chế và quán triệt tới toàn bộ cán bộ, phóng viên, biên tập viên trong cơ quan thường xuyên kiểm tra, đăng nhập phần mềm để ứng dụng hiệu quả. Quy trình xử lý văn bản cũng được triển khai theo đúng trình tự, khi tiếp nhận văn bản đến văn thư sẽ có trách nhiệm nhập văn bản vào máy và chuyển cho lãnh đạo Báo Hà Giang xử lý. Sau khi văn bản được lãnh đạo Báo xem xét được chuyển tới các phòng chuyên môn và cán bộ, phóng viên, biên tập viên, kỹ thuật viên liên quan cùng với lời nhắn chỉ đạo, yêu cầu thực hiện. Tất cả các khâu được thực hiện trên máy tính, chính vì vậy văn bản được xử nhanh và kịp thời. Đặc biệt, đối với phóng viên thường xuyên phải đi cơ sở để khai thác thông tin viết bài, chính vì vậy khi triển khai phần mềm quản lý văn bản điện tử, mọi thông tin chỉ đạo hoặc giấy mời dự đưa tin đều được các phóng viên cập nhật ngay tại cơ sở bằng các thiết bị như điện thoại thông minh, máy vi tính có kết nối mạng. Phóng viên Biện Luân, cho biết: Từ khi sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản điện tử đã mang lại hiệu quả cao trong công việc, nếu như trước kia thay vì phóng viên phải đến cơ quan để nhận giấy mời được phân công từ lãnh đạo phòng, thì bây giờ phóng viên có thể nhận giấy mời ngay tại cơ sở thông qua phần mềm...

Cùng với Sở KH - CN, Báo Hà Giang, nhiều đơn vị khác trong tỉnh đã triển khai hiệu quả phần mềm quản lý văn bản điện tử. Điều này đã xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, góp phần thúc đẩy công tác cải cách hành chính, từng bước thay đổi lề lối làm việc của cán bộ, công chức, viên chức trong toàn tỉnh. Theo số liệu được cập nhật công khai về tiến độ giải quyết hồ sơ của tỉnh Hà Giang trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, từ đầu năm 2016, khi bắt đầu triển khai phầm phềm cho các sở, ngành, UBND các huyện, thành phố, xã, phường, thị trấn cho đến nay, toàn tỉnh có 887 đơn vị được cài đặt và sử dụng; gần 559 nghìn văn bản được trao đổi qua mạng, trong đó, gần 520 nghìn văn bản đi, 39 nghìn văn bản đến; 88.4% văn bản đó được xử lý kịp thời. Con số này nói lên sự quyết tâm của tỉnh trong hiện thực hóa Nghị quyết Đại hội Đảng bộ tỉnh lần thứ XVI đề ra.

Bài, ảnh: Lê Lâm