Công tác văn thư, lưu trữ phục vụ đắc lực cho phát triển KT – XH

BHG- Chi cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh được thành lập theo Quyết định số 2299/QĐ-UBND ngày 26 tháng 7 năm 2010 của UBND tỉnh trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ (VTLT) và Trung tâm Lưu trữ (LT) tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ. Với chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý Nhà nước về công tác VTLT trên địa bàn tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu LT  lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

Tập thể cán bộ, CCVC Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh.

Thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao; trong những năm qua, Chi cục đã chủ động giúp Giám đốc Sở tham mưu cho UBND tỉnh tổ chức nhiều hội nghị tuyên truyền, phổ biến pháp luật, sơ kết, tổng kết về VTLT; ban hành nhiều văn bản quản lý, chỉ đạo về VTLT; chủ động tham mưu thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về VTLT nhằm từng bước nâng cao chất lượng đội ngũ CCVC làm công tác VTLT của tỉnh. Kể từ năm 2010 đến nay, Chi cục đã tham mưu phối hợp tổ chức 9 lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về VTLT, trong đó,  mở tại tỉnh 1 lớp Cao đẳng VTLT cho 96 học viên, 1 lớp cấp Chứng chỉ cho công chức Văn phòng Thống kê phụ trách công tác VTLT các xã, thị trấn của 3 huyện: Đồng Văn, Mèo Vạc, Yên Minh; tổ chức 42 lớp tuyên truyền, triển khai Luật LT và các văn bản mới về lĩnh vực VTLT. Để nắm bắt tình hình thực tế công tác VTLT tại cơ sở, Chi cục đã chủ động tham mưu cho Giám đốc Sở tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về VTLT và tham gia Đoàn thanh tra công tác Nội vụ đối với các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành phố. Công tác xử lý tài liệu LT tồn đọng được quan tâm, từ năm 2012-2014 đã hướng dẫn 25 cơ quan, tổ chức chỉnh lý tài liệu với trên 1.300 mét giá; thẩm tra tài liệu hết giá trị tại 21 cơ quan, tổ chức. Hiện nay Chi cục đang bảo quản tài liệu của 20 phông LT với số lượng tài liệu trên 350 mét giá, loại hình chủ yếu là tài liệu hành chính và tài liệu KHKT. Bên cạnh đó, Chi cục đã bước đầu tiến hành việc giải mật, nâng cấp các phông LT, xác định lại giá trị; sưu tầm, xin cấp bản sao các tài liệu đang bảo quản tại các Trung tâm LT Quốc gia có nội dung phản ánh về Hà Giang từ trước năm 1975 nhằm bảo quản, phục vụ khai thác cũng như biên tập xuất bản sách và trưng bày tài liệu theo các chuyên đề. Để công tác quản lý tài liệu được tốt, Chi cục đã và đang triển khai việc nhập dữ liệu vào phần mềm để quản lý hồ sơ, tài liệu trên máy vi tính và hiện đã nhập được trên 30.000 tài liệu vào cơ sở dữ liệu. Tài liệu LT đang bảo quản tại Chi cục được kiểm tra, vệ sinh thường xuyên nhằm kéo dài tốt nhất tuổi thọ của tài liệu. Cùng với việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn cho tài liệu, Chi cục còn quan tâm, chú trọng thực hiện việc tổ chức sử dụng tài liệu LT. Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu đã được đơn vị từng bước mở rộng như phục vụ tại phòng đọc; cấp bản sao, chứng thực tài liệu; thông báo, giới thiệu, trưng bày tài liệu. Công cụ tra tìm và quản lý tài liệu tại Chi cục gồm mục lục hồ sơ và phần mềm cơ sở dữ liệu. Tài liệu được quản lý chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật, các tài liệu đưa ra khai thác với nhiều mục đích khác nhau như nghiên cứu giải quyết công việc hàng ngày của cán bộ, CCVC văn bản quy phạm pháp luật, viết lịch sử. Bình quân mỗi năm, Chi cục phục vụ khoảng 500 - 600 lượt người khai thác, sử dụng tài liệu. Mọi nhu cầu khai thác tài liệu chính đáng của các tổ chức, cá nhân đều được CCVC Chi cục VTLT tỉnh phục vụ tận tình, chu đáo.

Có thể nói kể từ khi thành lập Chi cục đến nay, mặc dù là đơn vị mới được thành lập, cơ sở vật chất còn nhiều khó khăn, thiếu thốn, kinh phí cho công tác VTLT và các trang thiết bị để phục vụ cho nhiệm vụ chuyên môn chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đặt ra nhưng được sự quan tâm giúp đỡ của UBND tỉnh, sự chỉ đạo trực tiếp của Sở Nội vụ, Cục VTLT Nhà nước và sự quan tâm của các cấp, các ngành trên địa bàn tỉnh, tập thể CCVC của Chi cục đã đoàn kết nhất trí, phát huy tinh thần trách nhiệm, chủ động tham mưu tốt công tác quản lý Nhà nước về VTLT và quản lý trực tiếp tài liệu LT lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật. Với những kết quả đã đạt được kể từ khi thành lập đến nay, tập thể Chi cục đã được UBND tỉnh tặng Cờ thi đua đơn vị xuất sắc trong phong trào thi đua của tỉnh, nhiều Bằng khen của Chủ tịch UBND tỉnh, Giấy khen của Giám đốc Sở Nội vụ. Nhiều cá nhân được Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nội vụ và UBND tỉnh tặng Bằng khen và Giấy khen của Giám đốc Sở.

Nguyễn Thị Hằng

(Chi cục trưởng Chi cục Văn thư, lưu trữ tỉnh)