Những kết quả mới trong việc triển khai ứng dụng hệ thống M-Office trên địa bàn tỉnh

HGĐT- Hệ thống phần mềm Văn phòng điện tử Mobil Office (gọi tắt là M-Office) là phần mềm sử dụng trên môi trường Internet, thuận tiện cho công tác quản lý, điều hành trong các cơ quan, các tổ chức, các doanh nghiệp ở mọi lúc, mọi nơi - là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác cải cách hành chính, tiến tới xây dựng “Công sở điện tử”, “doanh nghiệp điện tử”...

Việc triển khai thành công Dự án Ứng dụng phần mềm Văn phòng điện tử di động M-Office ở Hà Giang đã mang lại hiệu quả cao và có ý nghĩa thiết thực trong công tác quản lý, điều hành tác nghiệp và cải cách hành chính Nhà nước.

Từ năm 2011, Sở Khoa học và Công nghệ đã triển khai thí điểm thành công ứng dụng tiện ích của phần mềm M-Office trong phạm vi hoạt động của Sở. Từ đó Sở Khoa học và Công nghệ đã xây dựng dự án mở rộng ứng dụng tiện ích của phần mềm văn phòng điện tử M-Office trong các cơ quan, các sở, ban, ngành, các huyện trên địa bàn tỉnh. Sở Khoa học đã trực tiếp tiến hành chuyển giao, cài đặt, tập huấn và triển khai cho các sở, ban, ngành, huyện, thành phố trong tỉnh, đến thời điểm tháng 7.2013 đã có 29 đơn vị tiến hành cài đặt và triển khai thành công phần mềm M-Office với 2320 người được đào tạo, tập huấn cách thức sử dụng phần mềm. Đa số các sở, ban, ngành sau khi được chuyển giao, cài đặt và tập huấn phần mềm M-Office cũng đã từng bước triển khai xuống các đơn vị, các phòng cấp dưới để công tác quản lý, điều hành công việc đạt được hiệu quả tốt hơn (Sở Nông nghiệp và PTNT, Sở Công thương, Sở Y tế...).

Sau gần ba năm thực hiện chủ trương của UBND tỉnh về ứng dụng công nghệ thông tin và công tác quản lý Nhà nước, với các phiên bản được nâng cấp hàng năm, đã cho thấy hiệu quả thiết thực trong công tác quản lý văn bản, điều hành tác nghiệp trong các cơ quan. Tại bộ phận hành chính, văn thư đã tiết kiệm được một số lượng đáng kể giấy tờ, văn phòng phẩm, từng bước thay đổi thói quen từ sử dụng văn bản giấy sang văn bản điện tử trong cán bộ, công chức. Thủ trưởng các cơ quan khi đi công tác trong nước hay nước ngoài, chỉ cần nơi đó có mạng Internet là có thể dễ dàng nắm bắt mọi thông tin của đơn vị. Các thông tin đến hoặc đi của đơn vị đều được lưu giữ tại phần mềm, từ đó lãnh đạo có thể xử lý công việc, điều hành cũng như giao việc cho các cán bộ cấp dưới một cách nhanh chóng, thuận tiện.

Điểm ưu việt nổi bật của hệ thống Văn phòng điện tử M-Office là ngoài việc giúp lãnh đạo các cơ quan đơn giản hóa quy trình quản lý, giảm thiểu thời gian xử lý, còn đảm bảo cho lãnh đạo quản lý chặt chẽ tiến trình giải quyết các công việc, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác cải cách thủ tục hành chính. Qua đánh giá tại các cơ quan, đơn vị cho thấy khi triển khai Văn phòng điện tử M-Office đã giảm thiểu từ 35% đến 45% chi phí cho việc mua văn phòng phẩm và từ 10% đến 20% nhân lực hoạt động; đẩy nhanh tiến độ xử lý công việc, theo dõi quá trình xử lý công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác và có tính minh bạch cao; phục vụ tốt hơn cho quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, giải quyết nhanh các thủ tục hành chính, phục vụ tốt hơn cho doanh nghiệp và người dân.

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai hệ thống M-Office trên địa bàn tỉnh vẫn còn gặp những khó khăn như một số cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm đúng mức trong việc triển khai ứng dụng của hệ thống, có những đơn vị mặc dù đã được cài đặt, tập huấn nhưng không ban hành quy chế để đưa vào vận hành, sử dụng chính thức. Bên cạnh đó, việc đầu tư hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin còn hạn chế, một số cơ quan, đơn vị có nhu cầu triển khai hệ thống M-Office nhưng do nguồn kinh phí hạn hẹp, hoặc vẫn còn đang sử dụng máy chủ đã quá cũ, hệ thống mạng LAN đã bị xuống cấp, không còn phù hợp để có thể đáp ứng được yêu cầu cho việc cài đặt phần mềm, hơn nữa công tác an toàn an ninh, backup dữ liệu chưa được quan tâm thường xuyên, dẫn đến việc phát huy tính hiệu quả của phần mềm chưa được như mong muốn. Đề tiếp tục phát huy hiệu quả của hệ thống M-Office đã sử dụng ở các cơ quan, đơn vị và mở rộng hệ thống M-Office trên phạm vi toàn tỉnh, Sở Khoa học và Công nghệ đang tích cực thực hiện việc liên thông giữa các cơ quan đã sử dụng M-Office nhằm thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan Nhà nước theo chủ trương của UBNDtỉnh; Đồng thời chỉ đạo các cán bộ phụ trách phát triển hệ thống M-Office tích cực trợ giúp các sở, ban, ngành, huyện, thành phố tiếp tục mở rộng M-Office xuống các đơn vị cấp xã, phường và thị trấn.

Hy vọng rằng, trong thời gian tới, cùng với sự quan tâm của các cấp, các ngành và sự tích cực triển khai của các cơ quan chuyên môn, phần mềm Văn phòng điện tử di động M-Office tại Hà Giang sẽ có những bước phát triển mới, phục vụ hiệu quả hơn nữa chương trình cải cách hành chính, tiến tới thực hiện thành công Đề án Chính phủ điện tử trên địa bàn toàn tỉnh.