Sở Tài nguyên - Môi trường Hà Giang triển khai hiệu quả Văn phòng Điện tử

HGĐT- Ở bất kỳ nơi nào cũng xử lý được công việc của cơ quan, mọi hoạt động cụ thể của cơ quan đều được thông báo rất kịp thời đến toàn thể cán bộ và đặc biệt công văn đến và đi được chuyển đến các phòng chức năng có liên quan rất nhanh, giảm thời gian xử lý văn bản, tiết kiệm giấy photo, văn phòng phẩm.

Đó là lời giới thiệu với tôi của anh Phạm Nho Hữu, Chánh văn phòng Sở TNMT Hà Giang khi nói về phần mềm M-OFFICE mà sở đã triển khai và đưa vào hoạt động từ tháng 9.2011, điều đó đã thúc đẩy chúng tôi đến tận nơi tìm hiểu tính hiệu quả của việc triển khai văn phòng điện tử.

Khi chúng tôi đến Phòng Văn thư của Sở TNMT Hà Giang cũng là lúc chị Lê Thị Xuân Hương, đang quét công văn đến của các ngành để đưa lên máy chủ qua phần mềm M-OFFICE để lãnh đạo duyệt và chuyển văn bản này đến các phòng chuyên môn để được xử lý. Chị Hương chia sẻ: Trước kia, khi chưa sử dụng phần mềm này vào trong quản lý và điều hành công việc cơ quan thì công việc của chị phải thường xuyên gửi và nhận những công văn, văn bản từ các đơn vị khác gửi đến sau đó phải trình lãnh đạo, rồi photo thành nhiều bản để gửi các phòng, đây là việc làm tốn thời gian và tiến độ công việc chậm, chưa kể đến việc lãnh đạo đi vắng, máy photo hỏng, hay văn bản dài đến vài chục trang giấy… Nhưng nay, chỉ cần một vài thao tác trên phần mềm M-OFFICE thì chị có thể truyền tải hết các nội dung đến từng phòng, cá nhân của Sở. Đó là những tiện ích mà chị Hương giới thiệu đồng thời thao tác cụ thể từng bước để chúng tôi xem và tìm hiểu.

Để thực hiện văn phòng điện tử (VPĐT) tháng 7.2011, UBND tỉnh đã phê duyệt triển khai đề án: Ứng dụng VPĐT trong quản lý và điều hành công việc trên mạng vào hoạt động tại các cơ quan hành chính nhà nước, nhằm nâng cao năng lực, hiệu quả quản lý, hướng tới xây dựng Chính phủ điện tử, đáp ứng yêu cầu tin học hóa hành chính tại địa phương. Trên cơ sở đó, Sở TNMT đã phối hợp với sở KH&CN, cài đặt phần mềm M-OFFICE, chuyển giao công nghệ và tập huấn cho lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ trong cơ quan áp dụng thực hiện. Đồng thời, triển khai xây dựng máy chủ, máy quét, thiết lập hệ thống mạng nội bộ và nâng cấp đường truyền Internet ADSL của cơ quan thành mạng cáp quang, chuẩn bị nhân lực cũng như quản trị mạng để quản lý và triển khai VPĐT. Theo anh Phạm Nho Hữu cho biết: Sở TNMT là đơn vị phải giải quyết, xử lý nhiều văn bản, tài liệu liên quan đến các lĩnh vực của ngành, nên công việc giải quyết cần phải nhanh, kịp thời và chính xác. Khi triển khai phần mềm vào xử dụng cơ quan đã rút ngắn được nhiều thủ tục rườm rà, cũng như thời gian quản lý, xử lý công việc. Đặc biệt, khi lãnh đạo đi vắng nhưng nội dung văn bản cần được giải quyết ngay, lúc đó lãnh đạo chỉ cần máy tính hoặc điện thoại thông minh có nối mạng internet thì dù ở bất cứ đâu đều có thể xem nội dung và xử lý kịp thời, điều này đã giúp cho lãnh đạo cơ quan đơn giản hóa quy trình quản lý, thủ tục ở cơ quan.

Hiệu quả là rất lớn từ việc sử dụng phần mềm để thực hiện VPĐT, tháng 4.2012 Sở TNMT tiếp tục tập huấn, hướng dẫn sử dụng và triển khai phần mềm M-Office đến 11 Phòng tài nguyên các huyện, thành phố. Anh Hoàng Văn Pao, Trưởng phòng TNMT huyện Su Phì cho biết: Lúc chưa áp dụng VPĐT mỗi lần anh gửi văn bản lên sở đều phải gửi qua đường bưu điện hoặc là fax, điều này mất nhiều thời gian, ảnh hưởng không nhỏ đến công việc. Nay, khi áp dụng thì mình chỉ cần gửi nội dung vào phần mềm cho lãnh đạo giải quyết, xử lý xong lãnh đạo gửi trả lời lại, vừa nhanh, hiệu quả, lại an toàn. Hơn nữa mọi công việc của Sở khi triển khai xuống các huyện cũng như lịch công tác của lãnh đạo chỉ cần vào phần mềm đều biết, rất thuận lợi.

Hiệu quả khi áp dụng phần mềm M-OFFICE để triển khai VPĐT đã thấy rõ, tuy nhiên bước đầu thực hiện cũng gặp nhiều khó khăn do hệ thống thiết bị chưa đồng bộ, trình độ cán bộ sử dụng máy tính còn nhiều hạn chế, đa phần cán bộ vẫn bị ảnh hưởng không nhỏ từ thói quen xử lý công việc theo thói quen cũ nên khi triển khai phần mềm để số hóa văn bản còn nhiều lúng túng, trở ngại. Được biết, hiệt nay trên thị trường, ngoài phần mềm M-OFFICE còn những phần mềm khác hỗ trợ để thực hiện VPĐT, tuy nhiên việc áp dụng phần mềm để số hóa văn bản trong các thủ tục hành chính là rất thiết thực và cần thiết, nhưng quan trọng hơn là thay đổi nhận thức, thói quen của đại bộ phận cán bộ mà từ trước vẫn dùng văn bản giấy.