Hiệu quả từ một đề tài nghiên cứu khoa học

HGĐT- Với mục tiêu ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử (M-Office) quản lý, điều hành công việc trên mạng góp phần tin học hoá, nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý tại Sở Khoa học và Công nghệ và làm mô hình điểm phục vụ việc nhân rộng cho các cơ quan hành chính nhà nước trong tỉnh, Sở Khoa học và Công nghệ đã thực hiện thành công đề tài khoa học: “Nghiên cứu xây dựng mô hình mạng cục bộ không dây (WLAN) hỗ trợ nâng cao năng lực quản lý của Sở Khoa học và công nghệ Hà Giang”.

Việc thực hiện đề tài là phù hợp với tinh thần của Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.

Sau gần 2 năm thực hiện, Sở Khoa học và Công nghệ đã nghiên cứu và ứng dụng thành công M-Office vào công tác quản lý điều hành tại Sở và các đơn vị trực thuộc. Thực tế ứng dụng cho thấy Hệ thống văn phòng điện tử M-Office rất có hiệu quả trong công tác điều hành, quản lý việc thực hiện các hoạt động khoa học và công nghệ của cán bộ công chức từ giao việc, theo dõi tiến độ công việc, xử lý và phản hồi kết quả, trao đổi thông tin... M-Office giúp người dùng tiết kiệm được thời gian xử lý công việc do giảm thời gian hội họp, giảm việc luân chuyển ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị bằng văn bản. Người dùng có thể giải quyết công việc ở mọi lúc (ngoài giờ làm việc), mọi nơi (ngay cả khi đi công tác xa cơ quan, thông qua mạng internet để xử lý công việc). Bên cạnh đó, việc lưu chuyển tài liệu bằng file điện tử trong chương trình đã tiết kiệm được thời gian, giấy mực in ấn và copy nhân bản tài liệu.

Hiện nay, chương trình M-Office đã và đang mang lại hiệu quả thiết thực, lãnh đạo Sở có thể điều hành, theo dõi tiến độ công việc của các đơn vị được thuận lợi, nhanh chóng. Hiệu quả công việc được cải tiến rõ rệt, trách nhiệm giải quyết công việc của cán bộ công chức được thể hiện rõ ràng. Việc tiết kiệm thời gian, giấy mực trong thực hiện công việc là rất cần thiết, nhất là trong giai đoạn hiện nay, khi cơ quan đang áp dụng các quy định về khoán chi hành chính và thực hiện việc học tập, làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.

Qua thực tế ứng dụng thử nghiệm chương trình M-Office, theo tính toán hàng tháng giảm chi phí cho Sở Khoa học và Công nghệ trên 1,5 triệu đồng (tiết kiệm mực máy in, máy photo, giấy in, giấy photo, chi phí sửa chữa, hao mòn máy in, máy photo). Như vậy mỗi năm có thể tiết kiệm được từ 15 đến 20 triệu đồng; Tiết kiệm nhân lực văn thư làm công tác photo, chuyển, phát công văn; Thông tin đến tất cả cán bộ công chức nhanh chóng, kịp thời; Mọi cán bộ công chức có thể tham gia xử lý công việc mọi lúc mọi nơi, không cần phải bàn giao công việc khi đi công tác.

Ngoài ra chương trình M-Office còn là môi trường thuận lợi để vận hành hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trên mạng, giúp cho việc duy trì, áp dụng và cải tiến HTQLCL của cơ quan được nhanh chóng, kịp thời, có hiệu quả.

Hệ thống văn phòng điện tử M-Office đã đáp ứng được và bắt kịp xu thế phát triển của hệ thống quản lý hiện đại, gắn chặt hệ thống quản lý chất lượng, nhu cầu giải quyết công việc với việc đào tạo và đào tạo lại cán bộ công chức để thích nghi với phương thức và phong cách làm việc điện tử đáp ứng yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng trực tuyến, hướng tới xây dựng văn phòng thông minh nhằm đạt được mục tiêu cải cách thủ tục hành chính theo tiêu chí của ISO- o­nline là: “MỌI NGƯỜI - MỌI LÚC - MỌI NƠI”.

Hế thống văn phòng điện tử M-Office đã mang lại những hiệu quả rõ rệt trong việc thực hiện cải cách hành chính, hỗ trợ toàn diện các hoạt động quản lý và điều hành của cơ quan, giúp cải thiện hiệu quả hoạt động hành chính bằng giao việc và kiểm soat tiến tình xử lý công việc qua mạng máy tính, tăng cường trách nhiệm cá nhân, tăng khả năng kiểm soát công việc, góp phần tăng cường sức mạnh của người quản lý. Hệ thống góp phần nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác, giảm thiểu các chi phí phát sinh trong quá trình xử lý và điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị. Tạo hiệu ứng thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin của tỉnh phát triển, hỗ trợ cải cách hành chính, phục vụ sự nghiệp CNH-HĐH đất nước.

Từ những hiệu quả thiết thực mà đề tài đã đạt được, ngày 06/8/2010, UBND tỉnh đã ra Quyết định số 2462/QĐ-UBND về việc phê duyệt bổ sung dự án: “Mở rộng ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử M-Office vào hoạt động tại các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Hà Giang” vào thực hiện từ năm 2011. Với mục tiêu ứng dụng phần mềm M-Office quản lý, điều hành công việc trên mạng internet vào hoạt động tại các cơ quan HCNN tỉnh Hà Giang nhằm nâng cao hiệu quả, hiệu lực QLNN hướng tới xây dựng Chính phủ điện tử đáp ứng yêu cầu tin học hóa hành chính tại địa phương. Theo đó dự án được mở rộng thực hiện tại 30 đơn vị cấp tỉnh, huyện và thành phố. Đây là một quyết tâm lớn của tỉnh trong việc thực hiện xây dựng Chính phủ điện tử và cải cách hành chính tại địa phương.